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Por que os escritórios de advocacia precisam de limpeza direcionada automatizada

Conteúdo disponibilizado e patrocinado pela empresa parceira One Trust.

Atualmente, os escritórios de advocacia têm mais trabalho do que nunca. Mas apesar das inúmeras oportunidades, esses escritórios também enfrentam uma concorrência significativa para conquistar novos clientes. 

Um número cada vez maior desses novos clientes está pedindo por taxas e estimativas fixas antes de confiarem suas empresas a um departamento jurídico. À medida que as empresas respondem a essas exigências para permanecerem competitivas, a eficiência se torna uma prioridade maior, especialmente no que diz respeito às tarefas relacionadas com as despesas gerais. 

A privacidade também é um ponto de pressão que os escritórios de advocacia enfrentam, sobretudo com relação aos esforços para manterem sua eficiência operacional. 

Proteger informações confidenciais e sensíveis em todo o processo legal depende de um número significativo de recursos. Isso se aplica a muitos tipos de casos, incluindo litígio, fusões e aquisições, lei da concorrência e direitos de privacidade individuais.

Para os escritórios de advocacia que lutam para permanecer competitivos e em conformidade, controlar os custos e aumentar a eficiência das atividades relacionadas à privacidade é um assunto de grande interesse. E para as empresas líderes que buscam se adaptar a essas dinâmicas em evolução, a automação é a resposta. 

 Gestão dos riscos associados à limpeza direcionada de documentos legais

A complexidade da limpeza direcionada (também conhecido como data redaction) de documentos legais apresenta desafios significativos para os departamentos jurídicos. Por um lado, ela pode oferecer oportunidades para cobranças por horas trabalhadas. Essa modalidade de faturamento pode ajudar alguns escritórios a cobrir os custos gerais e manter a lucratividade em um setor jurídico altamente competitivo. 

Por outro lado, à medida que os clientes pedem cada vez mais eficiência e taxas fixas, a automação de tarefas em grande escala pode ajudar as empresas a permanecerem competitivas e, ao mesmo tempo, proteger suas margens de lucro. 

Tradicionalmente, o processo de limpeza direcionada de documentos legais conta com diversos esforços manuais. Um caso típico geralmente lida com grandes quantidades de informações sensíveis e confidenciais. Esse conteúdo de alto risco existe em diferentes formatos, locais e sistemas, aumentando ainda mais a complexidade das obrigações das equipes encarregadas de realizar a edição e/ou mascaramento de dados. 

Somando-se a este desafio, os dados sensíveis são frequentemente acessíveis junto com outras informações não sensíveis que não requerem limpeza direcionada. 

Todos esses fatores aumentam a possibilidade, ou talvez até mesmo a probabilidade, de erro não intencional do usuário. Os riscos de dados sensíveis ou proprietários acabarem sendo divulgados representam uma responsabilidade tangível para os departamentos jurídicos que lidam com esses casos. A mitigação desses riscos é um tema de extrema importância, juntamente com uma análise mais detalhada sobre questões de privacidade de dados, bem como a sensibilidade material de fusões e aquisições. 

A execução do controle de qualidade dos esforços manuais de limpeza direcionada de documentos legais requer um investimento de tempo significativo. Isto é válido sobretudo quando há muita coisa em jogo sob prazos curtos. 

Quando os escritórios estão sob grande pressão para acelerar esforços, mas não podem prejudicar a precisão, a automação pode ser usada para efetivamente conduzir tarefas de limpeza no lugar das equipes. 

Automação da limpeza direcionada de dados 

Automatizar a limpeza direcionada de documentos legais é a melhor solução para gerenciar os riscos de privacidade e confidencialidade atuais enfrentados pelos escritórios de advocacia. A automatização também oferece uma oportunidade de aumentar a competitividade dos preços sem prejudicar a lucratividade. 

Os escritórios podem acessar esses benefícios com o software de limpeza direcionada automatizada. A integração de uma ferramenta com esses recursos pode dar suporte a estratégias eficazes de gestão de privacidade e riscos. Além disso, ela também lhe permite ganhar mais tempo no dia para atender aos clientes atuais e focar na prospecção de novos clientes. 

O software de automação de limpeza direcionada de documentos legais reduz ou elimina os processos manuais normalmente exigidos por projetos desse tipo de edição/limpeza. Fluxos de trabalho orientados por IA impulsionam e dimensionam a inserção das equipes de privacidade e de casos da organização para se adaptarem ao contexto e aos requisitos da limpeza direcionada de documentos legais. Isso protege os departamentos jurídicos internos contra os muitos riscos de comprometer dados sensíveis ou contra os impactos de uma violação dados privados devido a erros do usuário. 

Além disso, os escritórios podem contar com um software de limpeza direcionada para realizar uma análise detalhada em todo o conjunto de documentos do caso. Independentemente de o arquivo ser um PDF, documento, imagem ou e-mail, o software de limpeza direcionada pode analisar esses arquivos e automaticamente classificar e ocultar os dados sinalizados como sensíveis ou confidenciais. 

Este trabalho é particularmente relevante quando se trata dos pequenos detalhes de um processo de fusão/aquisição. As equipes devem proteger a privacidade individual e os dados organizacionais proprietários a qualquer custo. Os softwares de limpeza direcionada de documentos legais podem identificar e ocultar automaticamente essas informações a partir dos arquivos da empresa e atender aos requisitos de conformidade e privacidade do início ao fim. 

Conheça a OneTrust: Sua solução para a descoberta de dados automatizada e para a limpeza direcionada de documentos legais

Os maiores departamentos jurídicos do mundo confiam na OneTrust para obter uma vantagem competitiva usando nosso software eficiente e em conformidade para realizar a limpeza direcionada de documentos legais. 

A OneTrust fornece um conjunto de ferramentas que realizam a descoberta e edição automatizada de dados, onde é possível fazer o upload seguro de arquivos de casos e analisar, sinalizar e ocultar dados sensíveis ou confidenciais. 

A solução OneTrust Data Redaction lhe permite:

  • Detectar automaticamente informações sensíveis, como nomes, endereços e números de cartão de crédito.
  • Importar documentos, PDFs, imagens, planilhas, apresentações, e-mails e muito mais.  
  • Analisar, classificar e realizar a limpeza direcionada de dados confidenciais em diversos formatos de conteúdo.
  • Alinhar fluxos de trabalho automatizados dentro do contexto das obrigações de privacidade e limpeza direcionada de documentos legais de sua organização.

A OneTrust ajuda as equipes no processo de adoção do software de automação de limpeza direcionada de documentos legais. Basta integrar a ferramenta em seus processos existentes ou começar do zero com nossa plataforma nativa. 

Comece já solicitando uma demonstração gratuita hoje mesmo.

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